Site professionnel avec facturation contractuelle
Les reportages des politiques et règlements web – Partie 3
Bonjour,
Que vous décidiez d’offrir des services professionnels, soit en débutant une petite entreprise ou à temps partiel en effectuant des contrats sur facturation, l’affichage de vos talents sur un site web sera sûrement nécessaire dans un avenir certain.
Lorsque nous débutons l’affichage de nos services sur le monde virtuel, il faut se doter de bons outils numériques, dont un site web avec les notions légales à divulguer. Ce papier sur les politiques de sites professionnels avec facturation contractuelle saura vous aider.
En vedette :
Comprenez l’utilité des conditions générales de vente pour encadrer vos services ou produits en ligne.
Apprenez à structurer une politique de livraison claire et rassurante pour vos clients.
Bénéficiez de conseils concrets pour bâtir des politiques accessibles et adaptées à votre réalité d’affaires.
MusicScore : cet article sur les aspects légaux d’entreprise a été composé en écoutant l’album High Voltage d’AC/DC. Je vous propose d’écouter pour votre lecture : It’s a Long Way to the Top!
Accédez à la liste complète des MusicScores sur la chaîne YouTube W+M.
Entreprises au Québec : notez que les exemples de politiques de sites web de ces reportages s’adressent à des entreprises qui opèrent sur le territoire du Québec, au Canada, en date du 1er avril 2024. Si le siège social de votre entreprise n’est pas au Québec, je vous conseille de vérifier le site web de votre gouvernement afin de vérifier les lois sur le commerce électronique de votre région ou pays, ainsi que celle de la confidentialité et de vos responsabilités d’éditeur de site web. Ce reportage sera édité en cas de modification de la loi sur les politiques web.
Trouver la bonne information
Avant de se lancer dans la production d’une politique d’utilisation ou de confidentialité, il est toujours bon de vérifier les lois appropriées. Je retourne toujours lire les règles d’affichage à respecter pour les entreprises de la Commission d’accès à l’information du Québec au niveau de la confidentialité, la section du commerçant du site de l’Office de la protection du consommateur et Légis Québec au niveau des responsabilités du commerce en ligne et enfin au niveau de la documentation, j’adore LawDepot.
Il y a plusieurs exemples également sur le web et de nombreux services payants sont offerts pour effectuer une politique de site web pour les entreprises. J’aime cependant connaître ces règles en tant que webmestre qui a la responsabilité de mettre du contenu véridique sur le web et en tant qu’entrepreneur.
La facturation professionnelle
Une fois notre beau site web en ligne et nos services mis de l’avant, nous devons procéder à notre première facturation.
Au Québec, selon la vitrine linguistique gouvernementale, au sujet des formulaires administratifs et commerciaux : la facture est une pièce comptable établie par le fournisseur qui indique la nature, la quantité et le prix des marchandises vendues ou des services rendus ainsi que les rabais accordés et les conditions de règlement.
Il n’y a pas de modèle et chaque entreprise demande pour la plupart les éléments requis d’un commerçant ayant des taxes. Le document doit s’intituler ou porter la mention Facture et démontrer l’essentiel : le nom du fournisseur et le nom du client, la date de la facturation, une description d’identification du ou des bien(s) ou service(s), ainsi que les indications du montant total de la facture, le montant des taxes applicables, les modalités de paiement et les numéros d’enregistrement du fournisseur pour la TPS et la TVQ.
Bien sûr, à ceci nous ajoutons nos numéros de clients, factures et autres mentions administratives et nos images, couleurs et logo.
Un client se doit toujours d’avoir la possibilité d’obtenir sa facture, que les produits ou services soient physiques ou virtuels.
L’administration des données des clients
Les renseignements recueillis de nos formulaires et bons de commande doivent être gérés et protégés selon les bonnes pratiques commerciales.
En cas de service, il est habituellement d’usage de signer un accord de confidentialité entre les partis. Le site de Law Dépot nous explique ce que doit comprendre ce genre de document : https://www.lawdepot.ca/contracts/accord-de-confidentialite/.
Il est également impératif, depuis l’automne 2023 et la mise en action du projet de loi 25, de spécifier les données recueillies, les raisons de cette prise de renseignement et les moyens de protection dans notre entreprise de ces données confidentielles.
Vous trouverez plus de détails sur la composition de votre première politique et de la politique de confidentialité dans l’article des Politiques web 1 : site d’affichage d’articles ou de pages avec option de commentaires du visiteur.
Une boutique en ligne = consignes et lois à respecter
Oui, nous avons tous des obligations commerciales à respecter. Le site de l’Office de la protection des consommateurs a nouvellement mis en ligne une section nous aidant à formuler nos obligations légales selon le type de notre entreprise. Ceci nous aide à produire une politique d’achat adaptée à nos produits et services, sans texte superflu, à mettre sur un site web. Le lien est : https://www.opc.gouv.qc.ca/enligne/#:~:text=Quand%20vous%20concluez%20un%20contrat,pour%20l'envoyer%20par%20courriel.
Les obligations commerciales concernent ce qui est affiché avant la transaction, pendant le processus de paiement et après la conclusion de la transaction, ainsi que la livraison, les échanges et les remboursements, et autres.
Les reportages sur les politiques de différents types de sites web
Site web d’affichage et blogue : site d’affichage d’articles ou de pages avec option de commentaires du visiteur.
Site web d’affichage et blogue avec abonnement de distribution de courriels et un formulaire de contact.
Site web professionnel avec facturation contractuelle : utilisation d’un produits et services avec une facturation contractuelle.
Tous ces articles sont disponibles sous le tag politiques web.
Le formulaire de contact pour un service et les prises de données
Il est primordial d’afficher et de mettre en évidence les coordonnées d’entreprise. Un menu de contact est habituellement en permanence sur le site web, en haut et en bas de page (header et footer du site web).
Le formulaire de contact
En plus de permettre aux professionnels et aux entrepreneurs de ne pas inscrire des informations personnelles sur leur site web, mettre en ligne un formulaire est une bonne manière de permettre un premier contact avec un prospect, tout en guidant la conversation initiale avec des questions précises, comme demander de spécifier le domaine d’activité, le budget ou autres détails importants à connaître dans le but de développer et conseiller vos produits et services d’une manière efficace. En d’autres termes, comme toute bonne procédure, le formulaire est supposé enlever de la job, pas d’en créer.
Un formulaire efficace devrait éviter des questions récurrentes et inviter à l’action, tout en était facile à remplir et surtout, à comprendre.
Les politiques requises d’un formulaire de contact
Quoi qu’il en soit, l’ajout de formulaire implique une responsabilité importante à divulguer dans les politiques et conditions d’utilisation de sites web. Il est primordial d’énumérer les informations collectées de nos formulaires et de divulguer qui a accès à ces données, où elles sont sauvées et qui s’occupe de la sécurisation et de la confidentialité. Aussi, la raison de la collecte et la durée de la nécessité de garde se doivent d’être précisées. L’article sur les abonnements de distribution de courriels et du formulaire de contact nous explique les politiques à ce sujet.
Conclusion
J’espère que cet article sur les politiques web aura pu vous être utile et que vous aurez de belles conditions d’utilisation et de politiques d’entreprise à afficher pour vos visiteurs.
Je dois avouer qu’en tant que webmestre, je me sens toujours mieux lorsque je sais que mes politiques sont en règle, et je les relis toutes les fins années lors de mes vérifications web. Il arrive souvent qu’il y ait intégration de nouveaux outils sur des sites web en oubliant d’ajuster les politiques. Vous savez le petit détail qui nous revient en fin de soirée que nous avons oublié de faire au boulot !
Je laisse en bas d’article les liens et sources pour vous aider dans votre démarche.
Au plaisir,
Jeff
Sources :
https://www.avocat.qc.ca/affaires/iipagewww.htm Les implications légales de son site Web, de Me Saverio Coppola, avocat, Rimôn Québec, Montréal.
https://www.canada.ca/fr/agence-revenu/services/impot/entreprises/sujets/commerce-electronique/commerce-electronique.html Le commerce électronique du site du Gouvernement du Canada.
https://www.ccmm.ca/fr/nouvelles/blog_quelques-aspects-legaux-du-commerce-electronique/ Quelques aspects légaux du commerce électronique, par Maude Fréchette pour la Chambre de commerce du Montréal métropolitain.
https://www.lawdepot.ca/contracts/conditions-generales-d-un-site-web, LawDepot, Conditions générales d’un site web. Je recommande ce site à tous les utilisateurs de système d’édition web du pays ! Je suis Law Depot depuis des années et je le consulte au moins une fois par mois dans mes fonctions professionnelles.
Ressource linguistique de documentation administrative commerciale au Québec : https://vitrinelinguistique.oqlf.gouv.qc.ca/22875/la-redaction-et-la-communication/redaction-administrative-et-commerciale/formulaires-administratifs-et-commerciaux/presentation-de-la-facture
Cr images : Services W+M
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