Site avec abonnement et formulaire de contact
Les reportages des politiques et règlements web – Partie 2
Bonjour,
Dans le processus de création d’un site web d’affichage ou d’un blogue, il vient un temps où l’on doit offrir plus d’options de contact à nos visiteurs et trouver des moyens d’augmenter la participation du site web.
L’implantation d’un formulaire de contact et d’un système d’abonnement de membres afin d’envoyer des courriels incitatifs est habituellement l’étape à suivre dans le lancement et l’évolution du site web d’entreprise.
Bien sûr, ces opérations demandent un ajustement des politiques d’utilisation et de la confidentialité et des droits et lois sont à respecter. Regardons ensemble les éléments requis dans cet article.
En vedette :
Découvrez pourquoi une politique de remboursement claire peut renforcer la confiance de vos clients.
Apprenez à rédiger une politique de confidentialité conforme aux normes actuelles.
Analysez des exemples concrets pour rendre vos politiques simples et efficaces.
MusicScore : Ce papier a été composé en écoutant l’album Listen Like Thieves du groupe INXS. Je vous propose d’écouter l’excellent What You Need pour votre lecture.
Écouter la liste complète des MusicScores sur la chaîne YouTube W+M.
Cet article vous propose un exemple de politiques de sites web pour les entreprises localisées au Québec ayant un site web d’affichage avec abonnement et formulaire de données.
Les reportages des politiques web
Cet article est la suite du premier papier sur les politiques web d’un site d’affichage avec option de commentaire du lecteur. Pour l’exercice de ce papier, afin d’expliquer les consignes à divulguer lorsqu’il y a prise d’informations et de données de visiteur, je vous mentionne les étapes que j’ai suivies afin de programmer le nouveau formulaire de Contact des Services W+M, et en introduisant le nouveau système d’Abonnement W+M qui vient aussi d’être programmé! Vous pouvez vous inscrire gratuitement en inscrivant votre courriel.
Notez que les exemples de politiques de sites web de ces reportages s’adressent à des entreprises qui opèrent sur le territoire du Québec, au Canada, en date du 1er avril 2024. Si le siège social de votre entreprise n’est pas au Québec, je vous conseille de vérifier le site web de votre gouvernement afin de vérifier les lois sur le commerce électronique de votre région ou pays, ainsi que celle de la confidentialité et de vos responsabilités d’éditeur de site web. Ce reportage sera édité en cas de modification de la loi sur les politiques web.
Trouver la bonne information
Avant de se lancer dans la production d’une politique d’utilisation ou de confidentialité, il est toujours bon de vérifier les lois appropriées. Je retourne toujours lire les règles d’affichage à respecter pour les entreprises de la Commission d’accès à l’information du Québec au niveau de la confidentialité, la section commerçant du site de l’Office de la protection du consommateur et Légis Québec au niveau des responsabilités du commerce en ligne et enfin au niveau de la documentation, j’adore LawDepot.
Il y a plusieurs exemples également sur le web et de nombreux services payants sont offerts pour effectuer une politique de site web pour les entreprises. J’aime cependant connaître ces règles en tant que webmestre qui a la responsabilité de mettre du contenu véridique sur le web et en tant qu’entrepreneur.
Débuter le processus de création d’un formulaire de contact, les premières prises de données
Le formulaire de contact
En plus de permettre aux professionnels et aux entrepreneurs de ne pas inscrire des informations personnelles sur leur site web, mettre en ligne un formulaire est une bonne manière de permettre un premier contact avec un prospect, tout en guidant la conversation initiale avec des questions précises, comme demander de spécifier le domaine d’activité, le budget ou autres détails importants à connaître dans le but de développer et conseiller vos produits et services d’une manière efficace. En d’autres termes, comme toute bonne procédure, le formulaire est supposé enlever de la job, pas d’en créer.
Un formulaire efficace devrait éviter des questions récurrentes et inviter à l’action, tout en était facile à remplir et surtout, à comprendre.
Les politiques requises d’un formulaire de contact
Quoi qu’il en soit, l’ajout de formulaire implique une responsabilité importante à divulguer dans les politiques et conditions d’utilisations de sites web. Il est primordial d’énumérer les informations collectées de nos formulaires et de divulguer qui a accès à ces données, où sont-elles sauvées et qui s’occupe de la sécurisation et de la confidentialité. Aussi, la raison de la collecte et la durée de la nécessité de garde se doivent d’être précisées.
Cela semble complexe, surtout s’il s’agit de la première implantation de formulaire sur un de vos outils numériques. Pas d’inquiétude, la section qui suit vous explique et vous démontre un exemple.
Débuter la préparation de l’implantation du formulaire
Voici un texte de page de politiques de sites web qui inclut les éléments requis pour un site d’affichage de pages et d’articles sur lesquels on voit textes, images, vidéos et autres matériels de diffusion. Le site utilise les cookies à des fins de statistiques et comporte une section de commentaire pour le lecteur dans le bas des articles du blogue et une page web de contact avec un formulaire qui pose les questions suivantes :
Courriel - obligatoire
Prénom et nom - non obligatoire
Nom de l’entreprise - non obligatoire
Site web - obligatoire
Domaine d’activité - obligatoire
Titre du courriel - obligatoire
Texte du courriel - obligatoire
Les données divulguées des visiteurs sont sauvées dans le système de gestion du site web dont une seule personne a accès et a signé l’entente de respect de la confidentialité de l’entreprise. Les données sont conservées jusqu’à ce que la demande ait été exécutée, ou en cas de statistique dans le but d’amélioration des services de l’entreprise. Cet exemple comprend également les conditions de base de site web et les éléments de protection et de responsabilité de l’entreprise.
Voici la politique proposée. La partie concernant le formulaire se trouve vers le bas :
Le texte des Politiques web
Cette Politique de confidentialité fonctionne parallèlement aux Conditions générales d’utilisation du site qui sont plus bas. Ces deux politiques peuvent être modifiées en tout temps. Lorsque vous visitez ce site, vous acceptez la politique telle qu’elle est au moment de votre visite.
Lois applicables
Cette politique est conforme aux lois énoncées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).
Pour les résidents des pays de l’UE, la présente politique de confidentialité vise à se conformer au RGDP. S’il y a des incohérences entre la présente politique et le RGDP, le RGDP s’appliquera, dont la précision des personnes de moins de 15 ans ayant besoin d’avoir le consentement d’un représentant légal pour consulter ce site, puisqu’il y a une collecte de données.
Pour les résidents de l’État de Californie, cette politique de confidentialité vise à se conformer à la California Consumer Privacy Act (CCPA). S’il y a des incohérences entre ce document et la CCPA, la législation de l’État s’appliquera.
Consentement
Les utilisateurs conviennent qu’en utilisant le site, il y a consentement des conditions énoncées dans la présente politique de confidentialité et de la collecte, l’utilisation et la conservation des données énumérées dans la présente politique.
Utilisation de cookies
En utilisant ce site, vous acceptez son utilisation des cookies et l’interprétation des données de visites via le rapport Analytics. Nous utilisons des cookies pour vous fournir une expérience améliorée et pour optimiser le bon fonctionnement de notre site web :
L’adresse IP sans identification personnelle
Votre fournisseur de services Internet et le système d’exploitation (ex. : Mac OS, Windows)
Le type et le modèle d’appareil (ex. : iPhone 11) et la résolution d’écran de l’appareil
Le type, la langue, la version et autres données relatives au navigateur (ex. : Chrome, Safari)
La région ou la municipalité, déterminée d’après l’adresse IP
Le domaine du site provenant
Le point d’origine (ex. : bannière, courriel, réseau social, etc.)
Les pages consultées du site (la séquence de consultation, les interactions dans la page, la date, l’heure, la durée et la fréquence de vos visites et vos activités [clics, défilement d’écran, etc.]).
Ces données personnelles recueillies sur notre site seront utilisées uniquement aux fins précisées dans la présente politique ou indiquées sur les pages pertinentes de notre site. Nous n’utiliserons pas vos données au-delà de ce que nous divulguerons.
Les données recueillies automatiquement sont utilisées aux fins de statistiques et d’amélioration de l’expérience de visite.
Commentaires
Le site donne également la possibilité à l’utilisateur de commenter dans la section Commentaire de chaque article du Blogue de marketing. Ces données peuvent être recueillies au moyen des méthodes suivantes non obligatoire ou sollicitée : texte d’opinion.
Les données recueillies volontairement dans les commentaires aident à atteindre l’objectif énoncé dans cette politique de confidentialité. Aucune donnée supplémentaire ne sera collectée sans vous en informer au préalable. Les données recueillies lorsque l’utilisateur exécute certaines fonctions peuvent être utilisées aux fins d’amélioration du site web et de la rédaction des articles.
Formulaire de contact
Le site donne également la possibilité à l’utilisateur de contacter (Nom de l’entreprise) via un formulaire de contact sur le site web. Les données du formulaire comprennent les informations suivantes (énumérer les détails de votre formulaire de contact) :
Courriel - obligatoire
Prénom et nom - non obligatoire
Nom de l’entreprise - non obligatoire
Site web - obligatoire
Domaine d’activité - obligatoire
Titre du courriel - obligatoire
Texte du courriel - obligatoire
Ces données peuvent être recueillies au moyen des méthodes suivantes non obligatoire ou sollicitée : formulaire de contact sur le site web.
Les données recueillies provenant des formulaires aident à atteindre l’objectif énoncé dans les demandes. Les données recueillies lorsque l’utilisateur exécute certaines fonctions peuvent être utilisées aux fins d’amélioration du site web et de la rédaction des articles, à des fins d’amélioration du site web et des services de (Nom de l’entreprise).
Accès aux données personnelles
Les employés : tout membre de l’organisation peut accéder aux données dans le cadre de ses fonctions seulement selon les énoncés de la présente politique et doit respecter cette présente politique de confidentialité.
Tiers parti : aucune donnée d’utilisateur n’est partagée avec un tiers parti. Dans cette éventualité, le tiers parti accédera aux données des utilisateurs dans le cadre de ses fonctions selon les énoncés de la présente politique pour la durée de l’objectif de ses fonctions et devra respecter cette présente politique de confidentialité.
Autres divulgations : (Nom de l’entreprise) s’engage à ne pas vendre ou partager les données avec des tiers, sauf si la loi l’exige, si elle est requise pour toute procédure judiciaire, pour prouver ou protéger les droits légaux de (nom de l’entreprise) ou pour des acheteurs ou des acheteurs potentiels de (nom de l’entreprise) dans le cas de vente de l’entreprise, ou d’une de ses entités.
Liens tiers
(Nom de l’entreprise) n’est pas responsable et n’a pas de contrôle des politiques de confidentialité et de la politique d’utilisation du site et de l’entreprise recevant le visiteur.
Conservation et protection
Les données des utilisateurs recueillies par ce site sont conservées au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles elles sont recueillies : statistiques et amélioration de l’expérience des visiteurs.
Les données sont conservées dans un système sécurisé, géré avec les plus grandes précautions raisonnables par (Nom de l’entreprise) afin d’assurer la sécurité et la protection des utilisateurs.
Droits de l’utilisateur
Un utilisateur a le droit d’accéder à toutes ses données personnelles collectées et de pouvoir les mettre à jour ou de corriger à condition que la demande soit compatible avec la loi.
Un utilisateur peut supprimer ou modifier son consentement en tout temps, pourvu qu’il soit légalement possible et acceptable de le faire, selon un délai raisonnable.
La personne responsable de la confidentialité est : (nom du responsable de la sécurité) + (Au moins une des 3 informations suivantes : adresse, courriel et téléphone).
Propriété intellectuelle
Le site, ainsi que son contenu, logo, textes, dessins, graphiques, noms de service, clips audio ou vidéo, téléchargements numériques, compilations de données et logiciel, sont la propriété de (Nom de l’entreprise) ou sont utilisés en vertu d’une licence accordée, et sont protégés en vertu de la législation canadienne et internationale sur les droits d’auteur. L’utilisation du site ne transfère aucun droit de propriété ou autres droits à l’égard du site ou de son contenu.
Consigne d’utilisation
L’utilisateur acceptez d’utiliser le site légalement et de ne pas utiliser ce site pour des fins illicites, à savoir :
Harceler ou maltraiter les autres utilisateurs du site
Violer les droits des autres utilisateurs du site
Violer les droits de propriété intellectuelle des propriétaires du site ou de tout tiers au site
Pirater le compte d’un autre utilisateur du site
Agir de toute façon qui pourrait être considérée comme frauduleuse
Participer à toute activité illégale sur le site
Afficher tout matériel qui peut être jugé inapproprié ou offensant
Si (Nom de l’entreprise) estime qu’un utilisateur utilise ce site illégalement ou d’une manière qui viole les consignes d’utilisation, le droit d’accès sera retiré et des mesures juridiques pourraient être prises en conséquence.
Contribution et limitation de responsabilité d’utilisateur
Les utilisateurs peuvent publier du contenu rédactionnel et des informations sur ce site via la section Commentaires de chaque article. En affichant publiquement sur ce site, l’utilisateur accepte d’agir légalement selon les présentes politiques de confidentialité et d’utilisation du site. (Nom de l’entreprise) ou l’un de ses employés ne pourra être tenu responsable de tout problème découlant d’un contenu d’un utilisateur et de toutes utilisations irrégulières de ce site.
Indemnité : En tant qu’utilisateur, vous indemnisez par les présentes (Nom de l’entreprise) de toute responsabilité, coût, cause d’action, dommage ou dépense découlant de votre utilisation de ce site ou de votre violation de l’une des dispositions énoncées dans le présent document.
(Nom de l’entreprise) se réserve le droit de retirer un commentaire publié à tout moment.
Contact
Pour plus d’information, contacter : (au moins une des 3 informations suivantes : adresse, courriel et téléphone).
Cette politique est entrée en vigueur le (date).
L’introduction du premier système d’abonnement par courriel à une liste d’envoi
Service de marketing par courriel
Si vous n’avez jamais travaillé avec un système de distribution de courriels, le service comme MailChimp avec accès gratuit pour une liste de moins de 500 abonnés pourra vous être utile. J’ouvre des comptes régulièrement et l’introduction vers l’inscription d’un plan gratuit pour débuter le procédé est facile à utiliser. Une fois rempli le questionnaire sur les informations administratives de votre entreprise et les notions légales, plusieurs options vous permettent de personnaliser vos designs de courriels, et même une implantation de votre design de domaine.
La préparation de l’implantation d’un système de récolte de données pour des envois de courriels est simple. Après avoir établi les informations que nous désirons demander dans le formulaire d’inscription d’abonnement gratuit, et de déterminer qui sera la personne en charge d’effectuer la programmation des envois, il ne reste qu’à mettre à jour les politiques web avec l’implantation du système d’abonnement.
Bien que la prise d’abonnement demande des responsabilités qui peuvent paraître compliquées sans explication, le tout est assez simple et sera rentable. Il est important d’avoir un lien de contact avec une clientèle régulière via l’abonnement de courriels. Le mot d’ordre est un peu comme la gestion de médias sociaux, il faut instaurer et garder l’habitude de production de bon contenu.
Les politiques web pour les abonnements de courriel
Concentrons-nous sur la portion des politiques de sites web lors de l’implantation d’un système d’abonnement dans cet article. Mes trucs sur la gestion de membre seront étudiés dans un autre reportage. Tiens, j’ai déjà hâte de l’écrire soudainement !
Dans la continuité de cet article, nous allons produire une politique pour un site qui accueille ses membres en leur demandant leur adresse courriel et leur langue d’usage pour les communications, soit le français ou l’anglais. Le système de distribution choisi est MailChimp, via le plan gratuit. Notre politique à créer implique donc que nous devons expliquer que les données (courriels et langue) sont transférées à un système tiers en cas d’abonnement.
Plus bas, vous trouverez le texte complet de la politique, mais ici, je vous donne un exemple de la divulgation du partage des données personnelles à énumérer. Le point de MailChimp serait divulgué dans le point des tiers partis :
Employés : nous pouvons divulguer à tout membre de notre organisation les données utilisateur dont il a raisonnablement besoin pour réaliser les objectifs énoncés dans la présente politique.
Tierces parties : nous pouvons partager les données utilisateur avec les tiers suivants : a. Système de distribution d’envois de courriels MailChimp. Nous pouvons partager les données utilisateur avec des tiers aux fins suivantes : a. Courriel et langue d’usage (français ou anglais). Les tiers ne seront pas en mesure d’accéder aux données des utilisateurs au-delà de ce qui est raisonnablement nécessaire pour atteindre l’objectif donné.
Autres divulgations : nous nous engageons à ne pas vendre ou partager vos données avec d’autres tiers, sauf dans les cas suivants : a. si la loi l’exige b. si elle est requise pour toute procédure judiciaire c. pour prouver ou protéger nos droits légaux d. à des acheteurs ou des acheteurs potentiels de cette société dans le cas où nous cherchons à la vendre la société. Si vous suivez des hyperliens de notre site vers un autre site, veuillez noter que nous ne sommes pas responsables et n’avons pas de contrôle sur leurs politiques et pratiques de confidentialité.
Notez que si votre formulaire d’inscription à votre liste d’envoi pose plus de questions, il faut ajouter ce que vous demandez dans votre notion de partage.
Dans la continuité de cet article, puisque la conservation de données est maintenant expliquée dans le point précédent, nous allons ajouter à la politique qui accueille ses membres en leur demandant leur adresse courriel et leur langue d’usage pour les communications, soit le français ou l’anglais. Le système de distribution choisi est MailChimp, via le plan gratuit. Notre ajout à créer implique donc que nous devons expliquer que les données (courriels et langue) sont transférées à un système tiers en cas d’abonnement. Comme ceci :
Abonnement
Ce site offre un service d’abonnement à une liste d’envoi par courriel gratuit. Les visiteurs sont invités à s’inscrire en soumettant leur courriel et la langue de communication (français ou anglais) dans un formulaire électronique. L’abonnement et le désabonnement, gérable via le système tiers MailChimp, s’effectue dans chaque communication reçue par courriel, ou en nous contactant directement au (courriel de l’entreprise).
Les données personnelles recueillies sur notre site pour l’abonnement seront utilisées uniquement aux fins de communications et d’information. Nous n’utiliserons pas vos données autre que votre abonnement en français ou en anglais à notre liste d’envoi, selon vos modalités d’acceptation de nos communications.
Avec qui nous partageons les données personnelles de votre abonnement
Employés : nous pouvons divulguer à tout membre de notre organisation les données d’utilisateurs dont il a raisonnablement besoin pour réaliser les objectifs énoncés dans la présente politique.
Tierces parties : nous pouvons partager les données d’utilisateurs avec les tiers suivants : a. Système de distribution d’envois de courriels MailChimp en partageant les données utilisateur suivantes : courriel et langue d’usage (français ou anglais). Les tiers ne seront pas en mesure d’accéder aux données des utilisateurs au-delà de ce qui est raisonnablement nécessaire pour atteindre l’objectif donné.
Autres divulgations : nous nous engageons à ne pas vendre ou partager vos données avec d’autres tiers, sauf dans les cas suivants : a. si la loi l’exige b. si elle est requise pour toute procédure judiciaire c. pour prouver ou protéger nos droits légaux d. à des acheteurs ou des acheteurs potentiels de cette société dans le cas où nous cherchons à la vendre la société. Si vous suivez des hyperliens de notre site vers un autre site, veuillez noter que nous ne sommes pas responsables et n’avons pas de contrôle sur leurs politiques et pratiques de confidentialité.
Nous ne conservons pas les données des utilisateurs au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles elles sont recueillies.
Contact
Pour plus d’information, contacter : (au moins une des 3 informations suivantes : adresse, courriel et téléphone).
Cette politique est entrée en vigueur le (date).
Cet article sur les politiques de sites web est le deuxième papier du reportage servant à expliquer les politiques web pour plusieurs types de sites web.
Site web d’affichage et blogue : site d’affichage d’articles ou de pages avec option de commentaires du visiteur.
Site web d’affichage et blogue avec abonnement de distribution de courriels et un formulaire de contact.
Site web professionnel avec facturation contractuelle : utilisation d’un produits et services avec une facturation contractuelle.
Tous les articles seront disponibles sous le tag politiques web.
Conclusion
Et nous voilà avec un site web en règle, offrant un service de membre par courriel afin de recevoir articles, nouveautés, et autres recettes à succès.
Et puisque vous devenez très populaire, il est normal que la prochaine étape de votre évolution virtuelle soit d’offrir un service sur facturation via votre site web. Eh bien c’est justement le sujet du prochain reportage des politiques de sites web !
Préparer vos contrats et documents d’estimation, nous allons mettre le tout en branle dans quelques semaines ! Détails du prochain article à venir via l’Abonnement W+M !
Merci à toutes les personnes responsables des sources de ces articles ainsi qu’à tous les travailleurs de la cybersécurité et la protection de la sécurité et de la confidentialité des utilisateurs et concepteurs web.
Au plaisir,
Jeff
Sources :
https://www.avocat.qc.ca/affaires/iipagewww.htm Les implications légales de son site Web, de Me Saverio Coppola, avocat, Rimôn Québec, Montréal.
https://www.canada.ca/fr/agence-revenu/services/impot/entreprises/sujets/commerce-electronique/commerce-electronique.html Le commerce électronique du site du Gouvernement du Canada.
https://www.ccmm.ca/fr/nouvelles/blog_quelques-aspects-legaux-du-commerce-electronique/ Quelques aspects légaux du commerce électronique, par Maude Fréchette pour la Chambre de commerce du Montréal métropolitain.
https://www.lawdepot.ca/contracts/conditions-generales-d-un-site-web, LawDepot, Conditions générales d’un site web. Je recommande ce site à tous les utilisateurs de système d’édition web du pays ! Je suis Law Depot depuis des années et je le consulte au moins une fois par mois dans mes fonctions professionnelles.
Cr images : Services W+M
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J’édite le contenu de sites existants via les CMS en plus de créer des sites avec Wordpress et Squarespace. Je fais de la production de contenu de sites web en tant que webmestre depuis 1998.
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