L’envoi officiel du premier communiqué de presse
Chronique #itSAMarketingThing 8 : la parution et la distribution d’un communiqué de presse de lancement.
La chronique du marketing différent et à petit prix, pour les startups, entreprises et entrepreneurs. C’est une histoire de marketing, #itSAMarketingThing, est racontée tous les mois dans le Mensuel du Blogue de marketing.
Composer un communiqué bien pensé
C’est le premier juillet 2024, alors que toutes les chaises longues à l’ombre de la piscine étaient prises, que j’ai décidé, enfin, de composer ce communiqué de presse en retournant travailler à la climatisation.
Il y a de ces nouvelles qui sont de grandes annonces pour une entreprise et qui sont légèrement plus importantes que les autres communications et campagnes promotionnelles quotidiennes. Celles qui demandent un gâteau pour célébrer avec les collèges et que tous partagent sur leurs sociaux personnels avec fierté. C’est dans ce temps que je pense tout de suite à faire paraître un communiqué de presse. Et bien, c’est pour cette raison que c’est moi qui le compose, puisque je l’ai suggéré. Ah, je ne connaissais pas encore cette règle ;).
Si vous êtes dans la même situation, pas d’inquiétude, je suis habitué, ou plutôt trop habitué, avec les communiqués de presse. Très facile, je vous explique ce que je fais avec une nouvelle que je dois rendre publique, celle de la fondation de l’entreprise de production musicale JM Musique. Nous allons bâtir le tout ensemble avec cet exemple.
Les bienfaits d’une communication officielle et précise
Je me rappelle ce principe de l’école. J’ai retenu les résultats d’une mauvaise communication mal distribuée dans une équipe lors des premiers jours de mes cours de janvier. Un scandale politique sur une fausseté déclarée avait éclaté au moment de la prise de ma classe d’actualité ; où nous apprenions comment départir l’information par ordre d’importance pour les bulletins de nouvelles. Durant les périodes suivantes, nous avons étudié le pour et le contre de l’organisation d’une communication officielle. J’applique maintenant ce principe autant aux membres de l’entreprise qu’aux relations publiques.
Bien sûr, l’exemple ci-dessus relate un événement fâchant. Il en va cependant de même pour annoncer une bonne nouvelle, une vente de saison de vêtements, un spectacle ou un événement à grande envergure, ou même lors d’une réunion de 4 personnes au boulot. Une communication se prépare et elle doit être bien rédigée afin de servir de référence pour tout le monde, autant à l’interne qu’à l’externe.
Exemple de communiqué de presse
Pour avoir lu, écrit, traduit et corrigé ce genre de papier en grand nombre, je peux vous garantir qu’il y a principalement une manière d’écrire une communication efficace pour les médias sous la forme d’un communiqué de presse et la plupart des modèles que l’on trouve sur les outils de recherche respectent ce principe de base, soit comprendre les éléments suivants et en ordre :
1- le type d’annonce et la date de dévoilement de l’information en haut de votre document et dans un caractère qui est facilement lisible.
2- Le titre de votre nouvelle qui comprend le nom de l’entreprise, l’action et la date et l’heure s’il s’agit d’un événement. Tel que le titre de la nouvelle qui paraîtrait dans un journal.
3- Un texte de présentation sous la forme de 3 phrases, ou paragraphes, en ordre d’importance. Ce texte est la communication officielle de votre annonce et idéalement, si un ou une journaliste ne peut couvrir l’événement, il copiera ce texte. Vous comprenez donc que le type de rédaction et le vocabulaire utilisé sont professionnels.
4- 2 ou 3 liens utiles de pus à votre information qui pourraient être utilisés par le lectorat voulant partager la nouvelle.
5- Mention des partenariats et autres participants avec leur logo. Je vous conseille de toujours tenir vos partenaires au courant de vos campagnes et surtout, ne publiez jamais en oubliant un partenaire ou un logo sur vos visuels. Jamais !
6- La mention de fin de communication à divulguer - 30 -
7- les coordonnées de contact des communications de l’entreprise émettrice de la communication, et si nécessaire, une description de maximum 2 lignes de l’entreprise vedette dans la nouvelle.
C’est tout ! On ne fournit pas plus d’information que le nécessaire et on dirige le lecteur à un point d’attache, généralement un site web ou une boutique d’achat, ou les autres informations supplémentaires, mais non requises dans la communication principale alourdissant le tout pour rien, sont indiquées.
Voici les versions en PDF du communiqué de presse que je vais publier. Puisque le public cible est bilingue, je fais 2 versions pour simplifier la tâche des membres des médias. La raison pour laquelle je fournis une version anglaise, qui comprend les mots clés de l’entreprise, est aussi que je veux que mon annonce soit bien référée dans les outils de recherches lorsque le média fera sa publication.
Les moyens d’affichage de notre grande nouvelle
J’aime créer une page web dédiée à l’annonce, ce que l’on appelle une splash, ou je mets le communiqué de presse en texte et un bouton pour télécharger une version en PDF du document. De sorte que je peux avoir des statistiques de visite. Plusieurs vont employer des plateformes de vente d’événements ou de vente de billet et utiliser le lien de la plateforme afin de diriger vers l’achat également, mais il est plus difficile d’avoir des stats de visites dans ces cas.
La création d’une section des médias sur un site est un autre moyen de bien diffuser les communications officielles au public et membres de la presse. La plupart de ces travailleurs recherchent le lien média dès leur arrivée sur un nouveau site web ; souvent situé en haut ou en bas de page dans les headers et les footers.
Je vous propose de visiter la chronique Les nouvelles du bureau sur la programmation d’une section des médias sur les sites web pour plus de détails.
La méthode de distribution de la communication et du communiqué de presse
Je prends le temps, en terminant cette simple chronique sur le monde passionnant des médias, de lister les endroits où j’ai l’habitude de distribuer les communications officielles et les communiqués de presse.
1- Site web. Je crée une page spéciale de l’événement et j’affiche l’annonce sur la page d’accueil du site web, des articles de blogue et les autres affichages, toujours en mettant un lien d’information vers la page spéciale de l’événement. Si l’événement a des partenaires, je leur demande d’afficher l’événement sur leur site web en utilisant le lien. Enfin, tous les points suivants dirigent encore le lecteur à cette même page, NDLR.
2- Les médias sociaux et les événements sociaux. Toujours en se servant des mêmes visuel et lien, je publie l’annonce sur tous les sociaux en affichant l’annonce en vedette au-dessus des publications régulières. Je crée également des événements, pour les sociaux qui le permettent, comme Facebook. J’utilise tous les formats de publications, soit une publication avec le visuel, une story avec un clip de ce visuel et une vidéo YouTube ; créant une version par langue pour les brèves et vidéo.
3- Le montage de la liste de contacts des médias. Oui, vous vous en doutez, je compose une invitation à découvrir l’événement et j’envoie ce message aux médias concernés dans le domaine de mon événement. À moins que vous connaissiez déjà des membres des médias, ne vous brûlez pas en envoyant des communiqués aux journalistes qui ne sont pas identifiés au domaine de notre événement. C’est comparable à recevoir une superbe pub de restaurant dans le Publisac d’une place que tu ne peux manifestement pas aller dû a des allergies. Il est certain que si l’équipe de marketing du restaurant avait su, elle n’aurait pas envoyé de publicité là.
4- Les médias qui publient des communiqués de presse. Bien que certains services soient coûteux, il vaut la peine d’envoyer nos communiqués aux sites d’information qui distribuent souvent les communiqués gratuitement ou en échange de service. Pensez également aux médias locaux, journaux d’étudiants et publications universitaires. Il faut prendre le temps de trouver les contacts de rédaction et de direction de contenu et leur écrire personnellement. (Oui, lorsqu’on est rendu à joindre les membres de l’éditorial d’un média, on n’envoie un message personnel, pas une copie d’un message général de découvrir l’événement comme on envoie aux courriels généraux d’information, ex : nouvelle @ lapresse.ca. Lorsqu’on contacte les membres et directeurs d’un média, on passe à l’étape de la personnalisation de la communication).
Budget : 0 $. La rédaction d’une communication officielle, de la publication d’un communiqué de presse et du temps de recherche de prospects et contacts dans les médias aidant à la distribution d’information peut se faire sans frais sur notre propre temps de gérance d’entreprise, ou en faisant affaire avec une agence de relations publiques, qui souvent a déjà une base de données de contacts et des méthodes de divulgation plus définies. Bien sûr, faire le tout soi-même nous amènera des relations et des possibilités de détenir des statistiques de visiteurs sur notre site web, alors que les agences ne peuvent pas toujours nous dévoiler ces informations.
Truc : Nous, les travailleurs des médias et de l’édition, adorons recevoir des communiqués avec des liens aux sections dédiées à la presse sur les sites web et surtout, que cette section comprenne des images si elles ne sont pas fournies dans la communication de l’envoi de la dépêche.
Personnellement, je choisis toujours de publier les nouvelles qui ont du visuel en premier, m’évitant d’aller chercher dans les banques d’images. Un avis avec une image et aussi avec les crédits de l’image et les noms avec les titres des orateurs ne peut me prendre que 2 minutes à publier. Les éditeurs se rappellent aussi des entreprises qui envoient des nouvelles bien organisées de la sorte. Croyez-moi, on repère tout de suite les courriels de nos préférés dans les listes de nouvelles et qu’est-ce qu’on fait, on les publie rapidement ;)..
Outils : Toutes les applications nécessaires à la rédaction et la confection de visuel. Il n’y a absolument aucun coût technique supplémentaire pour créer un communiqué de presse que ce que nous avons tous déjà. J’en compose sur mon cell pendant les matchs de hockey le soir lors des publicités.
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Conclusion
J’espère qu’à la lecture de cette chronique, vous avez remarqué qu’un communiqué de presse et le Pr de la distribution de l’information est quelque chose qui s’organise à l’avance et qui se travaille tous les jours. Il faut y consacrer quelques heures quotidiennement et entretenir ces relations à long terme, même après événement.
Personnellement, mes relations de travail avec les membres des médias sont les plus belles dans ma profession. Je vous souhaite du succès dans l’annonce de votre événement.
À la prochaine chronique,
Jeff
Cr Images et production : Services W+M
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